Tapahtumajärjestäjän ABC

Mikä on tapahtumasi idea ja teema? Mikä sopisi tapahtumallesi nimeksi? Mikä on tapahtumasi tarkoitus? Minkälaisen mielikuvan haluat tapahtumastasi luoda? Jos haluat että tapahtuman järjestää joku muu puolestasi, voit palkata tapahtumatuottajan. Löydät tapahtumatuottajia alihankintapalvelut -sivulta.

Kenelle tapahtumasi on pääsääntöisesti tarkoitettu? Miten kohderyhmää rajataan? päällekkäisyys – mitä tapahtumia alueella on samaan aikaan? Samanaikaiset tapahtumat löydät Oulun tapahtumakalenterista

Milloin tapahtumasi järjestetään? Kauanko se kestää? Missä se järjestetään? Onko tapahtumapaikka tarpeeksi iso? Millaiset kulkuyhteydet? Onko tapahtumapaikka esteetön? Sovi alueen tai tilan alku- ja loppukatselmukselle aika, jossa vuokraajan tai luvan antajan kanssa käydään läpi yhdessä tilan/alueen kunto ja siisteys. Lue lisää tapahtumapaikat sivultamme.

Millaisella aikataululla tapahtumaasi aletaan suunnitella? Mitkä ovat tärkeitä päiviä esim. varausten vahvistamisen kannalta ja milloin luvat tulee lähettää? Lue lisää luvat ja ilmoitukset -sivulta.

Kuinka suuri budjetti sinulla on ja mistä se koostuu? Onko mahdollisilla rahoittajilla jotain tiettyjä reunaehtoja, jotka pitää huomioida? Miten seuraat budjettiasi? Miten olet varautunut budjetin ylitykseen ja mahdollisiin yllätyskuluihin? Lue lisää vinkkejä rahoitus -sivulta.

Onko kaikki tarvittavat luvat ja ilmoitukset tehty ja saatu ennen tapahtumaa? Onko kaikki tarvittavat vakuutukset hankittuna? Lue lisää luvat ja ilmoitukset -sivulta.

Millaista tekniikkaa tapahtumasi vaatii? Tarvitseeko tilaa somistaa erityisesti tapahtuman teeman mukaisesti esim. kukkia? Millaista kalustoa (esim. pöytiä ja tuoleja) tapahtuma vaatii? Kuinka paljon aiemmin tapahtumaa tulee alkaa rakentaa? Milloin se puretaan? Tapahtumatekniikan ammattilaisia löydät alihankintapalvelut -sivulta.

Mitä ohjelmaa tapahtumassasi on? Ketkä esiintyvät? Mitä tapahtuu silloin kun ei ole esiintyjiä? Oheistapahtumat? Tarvitsetko tapahtumaasi juontaja? Esiintyjiä voit tilata ohjelmatoimistojen kautta, joita löydät alihankintapalvelut -sivulta 

Onko tapahtumallesi mahdollista hankkia yhteistyökumppaneita? Useita hyviä vaihtoehtoja yhteistyökumppaniksesi tapahtuman eri osa-alueille löydät alihankintapalvelut -sivulta.

Miten ja missä tavoitat halutun kohderyhmäsi? Miten markkinoit tapahtumaasi? Kuka kirjoittaa tiedotteet ja milloin ne laitetaan eteenpäin? Miten hyödynnät eri medioita? Miten media otetaan huomioon tapahtumaa ennen, sen aikana ja jälkeen? Kuka luo visuaalisen ilmeen? Mitä materiaalia painetaan ja missä painatetaan?Voit lisätä tapahtumasi Oulun tapahtumakalenteriin. Lue lisää viestintä ja markkinointi -sivulta.

Tarkista tarvitseeko tapahtumasi pelastus -ja turvallisuussuunnitelman. Jos tarvii, kuka sen laatii? Kuka toimii turvallisuuspäällikkönä? Kuinka paljon tarvitset järjestyksenvalvojia? Tarvitsetko ensiapupisteen ja ketkä siellä päivystävät? Onhan tapahtumapaikasta tarpeeksi poistumisteitä? Lue lisää vinkkejä turvallisuus -sivulta. Muistathan, että tapahtuman järjestäjällä on aina vastuu tapahtuman turvallisuudesta.

Myydäänkö tapahtumaasi lippuja, jos myydään niin missä? Myydäänkö lippuja tapahtumapaikalla? Jos myydään voiko maksaa käteisellä ja kortilla? Tarvitseeko tapahtumaasi kutsua ketään? Huomioitko yhteistyökumppanit lipuissa jotenkin? Mitä lippuihin kirjoitetaan? Onko tapahtumaasi VIP-lippuja, jos on mitä niihin sisältyy? Alihankintapalvelut -sivulta löydät eri toimijoita, joille lipunmyynnin voi ulkoistaa.

Onko tapahtumassasi ravintolapalveluita? Järjestetätkö ravintolapalvelut itse vai ulkoistatko sen? Alihankintapalvelut sivulta löydät catering -ja pitopalvelun tarjoajia.

Kuka ottaa vastuun jätehuollosta? Kuinka paljon tapahtumassasi tulee olla vessoja? Entä käsienpesuyksiköitä? Kuinka paljon tulee varata roskiksia ja millaisia? Miten ja kuka siivoaa tilan- tai alueen jossa tapahtumasi järjestetään? Jätehuoltoyrityksiä löytyy mm. Oulun kaupungin yhdyskunta- ja ympäristöpalveluiden sivuilta.

Tarvitsetko tapahtumapaikalle kuljetuksia, vai pääseekö paikan päälle kävellen tai julkisilla? Entä henkilöautot, mihin voi pysäköidä? Maksaako pysäköinti? Onko paikan päällä liikenteenohjaajia avustamassa? Onko heille liikenteenohjaajaliivit? Kuljetuspalveluja tarjoavia toimijoita löydät alihankintapalvelut -sivulta

Ketä henkilökuntaan kuuluu? Miten heidät erottaa yleisön joukosta? Miten maksat heille palkkaa vai ovatko talkoolaisia? Miten heille järjestetään ruokailut, tauot ja taukotilat? Tapahtumahenkilöstöä tarjoavia toimijoita löydät alihankintapalvelut -sivulta

Kuka taltioi tapahtumasi ja miten? Jaetaanko materiaalia jälkikäteen esimerkiksi sosiaalisen media kautta? Valokuvaus -ja videoalan ammattilaisia löydät alihankintapalvelut -sivulta.

Miten keräät tapahtumastasi palautetta? Miten saat ihmiset vastaamaan palautteeseen? Miten käsittelet palautteen? Miten hyödynnät sitä seuraavassa tapahtumassa? Verkosta löydät useita erilaisia pohjia esimerkiksi kävijäkyselyn laatimiseen, joka on tehokas tapa saada palautetta tapahtumastasi.