Tapahtuman suunnittelun ABC
Tämä sivu tarjoaa käytännön vinkkejä ja vaiheittaiset ohjeet tapahtuman suunnitteluun. Sisältö auttaa määrittämään tapahtuman tarkoituksen ja kohderyhmän sekä ohjaa toteutuksen eri vaiheissa. Lisäksi löydät kaksi videowebinaaria pientapahtuman järjestämisen perusteista.
Mieti näitä kysymyksiä, ennen kuin aloitat tapahtuman tuottamisen.
- Miksi järjestän tapahtuman?
- Kenelle järjestän tapahtuman?
- Missä järjestän tapahtuman?
- Kuinka järjestän tapahtuman?
- Miten rahoitan tapahtuman?
Tapahtumajärjestäjän muistilista
Tapahtuman idea, teema ja nimi
- Määrittele tapahtuman idea, teema ja nimi.
- Mieti, millaisen mielikuvan haluat luoda.
- Jos haluat ulkoistaa järjestämisen, voit palkata tapahtumatuottajan. Löydät tapahtumatuottajia Alihankintapalvelut-sivultamme.
Kohderyhmä
- Rajaa tapahtuman kohderyhmä selkeästi.
- Selvitä, onko alueella samanaikaisesti muita tapahtumia.
- Tarkista Oulun tapahtumakalenterista mahdolliset päällekkäisyydet.
Ajankohta ja paikka
- Päätä tapahtuman päivämäärä ja kesto.
- Varmista, että paikka on sopivan kokoinen ja saavutettavissa.
- Huomioi esteettömyys.
- Sovi alku- ja loppukatselmuksesta vuokraajan tai luvan myöntäjän kanssa.
- Lisätietoa Tapahtumapaikat-sivultamme.
Projektiaikataulu
- Laadi aikataulu tapahtuman suunnittelulle ja toteutukselle.
- Varmista tärkeät päivämäärät, kuten varausten vahvistukset ja lupien määräajat. Lue lisää Luvat ja ilmoitukset-sivultamme.
Budjetti ja sen seuranta
- Määritä budjetti ja sen rahoituslähteet.
- Tarkista mahdolliset rahoittajien ehdot.
- Varaudu budjetin ylitykseen ja yllättäviin kuluihin.
- Lue lisää vinkkejä Rahoitus-sivultamme.
Luvat, ilmoitukset ja vakuutukset
- Huolehdi tarvittavista luvista ja ilmoituksista ennen tapahtumaa.
- Varmista, että kaikki tarvittavat vakuutukset ovat kunnossa.
- Lue lisää Luvat ja ilmoitukset-sivultamme.
Tekniikka, somistus ja kalustus
- Suunnittele tarvittava tapahtumatekniikka.
- Valitse teeman mukainen somistus ja kalusteet (esim. pöydät, tuolit).
- Aikatauluta rakennus- ja purkutyöt.
- Tapahtumatekniikan ammattilaisia löydät Alihankintapalvelut-sivultamme.
Ohjelma ja esiintyjät
- Laadi ohjelma ja varaa esiintyjät ajoissa.
- Huolehdi oheisohjelmasta ja juontajasta tarvittaessa.
- Etsi esiintyjiä ohjelmatoimistojen kautta, joita löydät Alihankintapalvelut -sivultamme.
Yhteistyökumppanit
- Etsi mahdollisia yhteistyökumppaneita.
- Yhteistyötahoja tapahtuman eri osa-alueille löydät Alihankintapalvelut-sivultamme.
Markkinointi- ja viestintä
- Määrittele, missä ja miten tavoitat kohderyhmäsi.
- Laadi tiedotteet ja aikatauluta niiden julkaisu.
- Hyödynnä eri medioita ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen.
- Luo visuaalinen ilme ja suunnittele painomateriaali.
- Voit lisätä tapahtumasi Oulun tapahtumakalenteriin.
- Lue lisää Viestintä ja markkinointi-sivultamme.
Turvallisuus
- Laadi pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, jos tarpeen.
- Määritä turvallisuuspäällikkö ja järjestyksenvalvojat.
- Järjestä ensiapupiste ja varmista riittävät poistumistiet.
- Lue lisää vinkkejä Turvallisuus-sivultamme.
- Muista, että tapahtuman turvallisuus on järjestäjän vastuulla.
Liput ja kutsut
- Päätä, myydäänkö tapahtumaan lippuja ja missä.
- Varmista maksutavat (käteinen, kortti).
- Suunnittele mahdolliset VIP-liput ja kutsut.
- Alihankintapalvelut-sivultamme löydät eri toimijoita, joille lipunmyynnin voi ulkoistaa.
Ravintolapalvelut
- Järjestä tapahtuman ruokailu- ja juomapalvelut itse tai ulkoista ne.
- Etsi tarvittaessa catering -ja pitopalvelun tarjoajia Alihankintapalvelut-sivultamme.
Jätehuolto ja siivous
- Varmista jätehuollon järjestäminen.
- Mitoita vessojen, käsienpesupisteiden ja roskisten määrä oikein odotetun kävijämäärän mukaan.
- Sovi, kuka vastaa siivouksesta tapahtuman jälkeen.
- Jätehuoltoyrityksiä löytyy mm. Oulun kaupungin yhdyskunta- ja ympäristöpalveluiden sivuilta.
Kuljetukset ja pysäköinti ja liikenteenohjaus
- Selvitä, miten tapahtumapaikalle pääsee.
- Varmista pysäköintimahdollisuudet ja maksut.
- Järjestä tarvittaessa liikenteenohjaus ja varaa heille liivit.
- Kuljetuspalveluja tarjoavia toimijoita löydät Alihankintapalvelut-sivultamme
Henkilökunta
- Määrittele tarvittava henkilökunta ja heidän roolinsa.
- Tee henkilöstö helposti tunnistettavaksi (esim. nimikyltit, vaatteet).
- Huolehdi palkkioista, ruokailuista ja tauoista.
- Tapahtumahenkilöstöä tarjoavia toimijoita löydät Alihankintapalvelut -sivultamme.
Tapahtuman taltiointi
- Suunnittele, miten tapahtuma dokumentoidaan (valokuvaus, videot).
- Jaa materiaalia tapahtuman jälkeen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
- Valokuvaus -ja videoalan ammattilaisia löydät Alihankintapalvelut -sivultamme.
Palautteen kerääminen ja hyödyntäminen
- Kerää osallistujilta palautetta esimerkiksi kyselylomakkeella.
- Analysoi palaute ja hyödynnä se seuraavassa tapahtumassa.
- Verkosta löydät useita erilaisia pohjia esimerkiksi kävijäkyselyn laatimiseen, joka on tehokas tapa saada palautetta tapahtumastasi.
Asteen verran parempi tapahtuma - pientapahtuman järjestämisen ABC, osa 1
Asteen verran parempi tapahtuma - pientapahtuman järjestämisen ABC, osa 2