Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt
Tämän sivun sisältö:
- Paikkamerkki
Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintayksikön tehtävä on ylläpitää kuvausta tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti (906/2019 28 §). Oulun kaupunki on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan Oulun kaupungin asiakkaille, miten Oulussa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palveluja tuotettaessa. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on täydentyvä asiakirja, jota päivitetään säännöllisesti. Valitse allaolevasta listauksesta ensin se päätietovaranto, joka parhaiten vastaa tarvitsemaasi tietoa. Päätietovarannon alta löydät lisää tietovarantoja, esim. yleishallinnon päätietovarannon alta löydät yleis-, talous- ja henkilöstöhallintoon liittyviä kokonaisuuksia.
Oulun kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään Oulun kaupungin kirjaamoon:
sähköposti: kirjaamo(at)ouka.fi
kirjeenä: PL 71, 90015 Oulun Kaupunki
käyntiosoite: Kansankatu 55A, 90120 Oulu
puh: 08 558 40636
Asiakirjajulkisuuskuvaukset pääluokittain
Lisätietoja asiakirjaan kohdistuvasta tietopyynnöstä
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta julkisuuslain mukaisesti (621/1999).
Julkiseen aineistoon kohdistuvaa asiakirjapyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista aineistoa koskeva asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.
Asiakirjapyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Oulun kaupungin viranomainen voi pyytää asiakirjapyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään. Tarkempaa tietoa tietovarannoissa käsiteltävistä asiakirjoista löytyy tietovarantokohtaisesti alempaa.
Julkisuuslakiin perustuvan asiakirjapyynnön voi aina toimittaa Oulun kaupungin keskitettyyn kirjaamoon. Jos pyyntö kohdistuu historialliseen aineistoon, arkistoituun aineistoon tai rakennuspiirustuksiin, voi ottaa suoraan yhteyttä Oulun kaupunginarkistoon. Rakennuspiirustusten osalta voi olla yhteydessä myös Oulun kaupungin rakennusvalvontaan.
Oulun kaupungin avoimista rajapinnoista ja avoimesta datasta löytyy lisätietoja Oulun kaupungin avoimen datan portaalista.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Tietopyyntöjen käsittely ja aikarajat
Tietopyyntöön vastataan viipymättä, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiakirjapyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.
Tietopyyntöihin vastaamisen vastuista on määrätty Oulun kaupungin hallintosäännössä seuraavasti:
” Viranomaisen asiakirjan antaa se viranhaltija, jonka tehtäviin asiakirjapyynnön kohteena olevan asian hoitaminen kuuluu. Mikäli asiakirjapyynnön ratkaiseminen edellyttää muutoksenhakukelpoisen päätöksen antamista, antaa päätöksen hallintokunnan johtaja.”
Henkilötietojen tarkastuspyynnöt
Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Tietojen tarkastuspyynnön voi esittää kaupungille täyttämällä alla olevan henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeen ja viemällä sen kaupungin kirjaamoon.
- Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta, joissakin tapauksissa kaupunki voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (esim. kopiot, lisätietoja alla olevasta valikosta).
Henkilötietojen tarkastuspyynnöt toimitetaan kirjallisesti:
Oulun kaupungin kirjaamo
PL 71, Kansankatu 55 A
90015 Oulun kaupunki
Aukioloajat: ma - pe 8.30 - 15.30.
Lisätietoja henkilötietojen tarkastuspyynnöistä
Käsittelyn avoimuus ja läpinäkyvyys
Oulun kaupungissa tiedonkäsittely on avointa ja läpinäkyvää. Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, tarkastaa itseään tai edunvalvottavaansa koskevat tiedot sekä vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteutuminen
Sinulla on oikeus tarkastaa omat tietosi rekistereistä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu sivulla rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen.
Tarkastuspyynnön esittäminen
Henkilötietojen tarkastuspyynnön voi esittää täyttämällä lomakkeen ja toimittamalla sen Oulun kaupungin kirjaamoon, asiakaspalvelupisteeseen (esim. Oulu10), sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai vapaamuotoisesti laaditulla kirjallisella pyynnöllä.
Henkilötietojen tarkastuspyynnöistä tulee käydä selville; henkilön tiedot, jonka tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite) ja miltä ajalta tiedot halutaan tarkastaa.
Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys.
Tarkastuspyyntöjen käsittely ja aikarajat
Oulun kaupunki toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai henkilötietojen tarkastuspyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi tarkastuspyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tarkastuspyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Rekisteritietojen toimittamisen maksut
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, kaupunki voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, kaupunki voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa kaupunki osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
Mikäli tietoja ei toimita
Mikäli kaupunki ei toimita tietoja, tiedotetaan asiasta kirjallisesti. Samassa yhteydessä kerrotaan oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.