Vuorojen hakeminen

Yksittäiset harjoitus- sekä kilpailuvaraukset haetaan varausjärjestelmän kautta vähintään 72 tuntia ennen varauksen alkua. Jos yrität tehdä varaushakemusta alle 72h päähän varausjärjestelmä ilmoittaa virheeksi "Käyttäjäroolillasi ei ole oikeutta varata tätä tilaa".
Alle 72 tunnin päähän tulevia varauksia voi tiedustella osoitteesta liikuntapaikkavaraukset@ouka.fi, mutta näitä ei välttämättä ehditä enää käsitellä. Huomioithan, että varaushakemus ei vielä tarkoita varattua vuoroa. Myönnetystä vuorosta lähetetään aina erillinen vahvistus sähköpostitse.

Sulkapallokenttien sekä Tenniskenttien varaamisen ohjeet löytyvät omilta sivuilta.

Nämä vuoronjakoperiaatteet koskevat kaikkia liikuntapalveluiden varausyksikön hallinnoimia liikuntapaikkoja ja vuoroja.
 

Yleispe­ri­aatteet ja hierarkia kausivuoroja jaettaessa:

1. liikuntapalveluiden oma toiminta
2. omaehtoisille kuntoilijoille varattava aika, niissä sisäliikuntapaikoissa, joissa liikuntapaikka myös yleisökäytössä
3. Oulussa rekisteröidyt ja toimivat urheiluseurat ja liikuntaa järjestävät yhdistykset ja opistot
4. oululaisten lasten, nuorten ja yli 65-vuotiaiden harrasteryhmät sekä oululaiset päiväkodit, koulut ja oppilaitokset
5. muut oululaiset harrasteryhmät ja kaupalliset liikuntaryhmät
6. ulkopaikkakuntalaiset urheiluseurat
7. muut liikuntaryhmät.

Oululaisiin urheiluseuroihin rinnastetaan vuoronjaossa oululaiset osakeyhtiöt, jotka ovat mukana valtakunnallisessa ottelu- ja kilpailutoiminnassa.
 

Vuoron­jakoon ja hierarkiaan vaikuttavat tekijät:

• hakijoiden sarjataso ja -määräykset
• junioritoiminnan laajuus, harrastajien ja joukkueiden määrä
• lajin vaatimat olosuhteet (kentän tai salin koko, korkeus jne.)
• käyttöaste (edellisen kauden vuorojen käyttö) ja henkilömäärä/vuoro
• lajiliiton laatima etuoikeusjärjestys. Usean eri lajiliiton harrastusalaan kuuluvien urheilu- ja liikuntalajien harrastajille etuoikeusjärjestys määritellään vuoronjaon yhteydessä.
• Lasten ja nuorten käyttövuorot sijoitetaan pääsääntöisesti ennen klo 21.
• alueellisuus ja saavutettavuus
• nuorten toimintaan rakennettujen harjoitustilojen (Heinäpään jalkapallohallin ja Linnanmaan jäähalli) vuoroja jaettaessa ovat etusijalla alle 18-vuotiaat.
• Urheiluseuratoiminnan ulkopuolisten liikuntaryhmien osalta jakoperusteina käytetään toiminnan harrastajamäärän laajuutta, toiminnan yleishyödyllisyyttä, ja onko kyseisellä hakijalla mahdollisuus harjoittaa toimintaansa muualla.
• Liikuntapaikan käyttötarkoitus ja erityispiirteet saattavat muuttaa hierarkiaa.
   

Yksittäis­et va­raukset, jotka ohittavat muun toiminnan

Liikuntapalveluilla on oikeus perua tilapäisesti yksittäisiä vuoroja suurten tapahtumien tai kilpailutoiminnan ajaksi. Näitä ovat muun muassa:

• liikuntapalveluiden järjestämät tai sellaiset tapahtumat, joissa Oulun kaupunki on huomattavalta osin järjestelyissä mukana
• suuret kaupalliset ja muut kaupungille merkittävät tapahtumat
• ko. liikuntalaitoksen/-alueen lajivalikoimaan kuuluvat maaottelut sekä toimintaan hyväksytyt lajiliittojen vahvistamat sarjaottelut ja suuret turnaustapahtumat.
   

Vuorojen suunnittelu ja jakaminen

Liikuntapalvelut jakaa vuorot saapuneiden varaushakemusten ja vuoronjakoperiaatteiden perusteella. Liikuntapalvelut järjestää tarvittaessa vuoroja hakeneille pääkäyttäjille tilaisuuden, jossa heille esitellään vuorosuunnitelmia, joita heillä on mahdollisuus kommentoida.

Vuorojen jakamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:

• Harjoitusvuoro on tarkoitettu vain vuoroa hakeneen urheiluseuran tai muun yhteisön jäsenistöä varten.
• Vuoronjaossa määritellään kausikohtaisten harjoitusvuorojen ajallinen kesto, kausi, viikko- ja päivätasolla kenttä-/liikuntapaikkakohtaisesti. Vuoron saaneille lähetetään varausvahvistus.

Nämä käyttöehdot koskevat kaikkia liikuntapalveluiden myöntämiä varauksia sekä kausivuoroja.

• Myönnetyistä varauksista lähetetään varausvahvistus. Myönnetty varaus katsotaan vastaanotetuksi, ellei sitä erikseen peruta näiden käyttöehtojen mukaisesti.
• Hakiessaan ja vastaanottaessaan vuoron asiakas sitoutuu noudattamaan näitä käyttöehtoja sekä liikuntapaikan sääntöjä. Näiden laiminlyönti voi johtaa vuoron menettämiseen.
• Lisäksi oululaiset urheiluseurat sitoutuvat noudattamaan seuraneuvottelukunnan laatimia eettisiä periaatteita Oulun kaupungin liikuntatilojen käytössä.

Käyttömaksut

Varauksista peritään hinnaston mukainen käyttömaksu. Jos maksua ei suoriteta määräaikaan mennessä, on maksun perinnän lisäksi liikuntapalveluilla oikeus perua tulevat varaukset. Liikuntapalveluilla on mahdollisuus olla jakamatta uusia vuoroja, jos asiakkaalla on liikuntapaikkojen vuoroista aiheutuneita hoitamattomia maksuvelvoitteita.

Käyttömaksu peritään myös käyttämättömistä varauksista (ks. varausten peruminen). Tämä käyttömaksu koskee myös yli 65-vuotiaiden ja alle 18-vuotiaiden harjoituksia, kilpailuja tai otteluita, joita ei peruta ehtojen mukaisesti.

Harjoitusvuorosta, jolla järjestetään kilpailutapahtuma, laskutetaan kilpailukäytön mukaisesti.

Liikuntapalveluiden laskut toimitetaan yhdistyksille ja yrityksille YTJ:stä löytyvään osoitteeseen, joten varmistakaa että tietonne ovat rekisterissä oikein www.ytj.fi.

 Vuoron käyttäjä

Vuorolla tulee olla paikalla täysi-ikäinen vastuuhenkilö. Vuoron vastuuhenkilö huolehtii vuorolle tarvittavan avaimen, kulkulätkän tai koodin hankkimisesta, sekä vastaa niistä paikkakohtaisten sopimusten ja sääntöjen mukaisesti. Niitä ei saa luovuttaa ulkopuolisille.

Vuoroa tai sen osaa ei saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle, eikä siirtää seuran tai muun yhdistyksen sisälläkään muulle ryhmälle kuin hakemuksessa ilmoitetulle maksuryhmälle. Tämä koskee erityisesti alle 18-vuotiaille tarkoitettuja maksuttomia vuoroja, joiden luovuttaminen yli 18-vuotiaiden käyttöön on kielletty.

Suurimpien käyttäjäryhmien osalta liikuntapalvelut jakavat vuorot yhtenä kokonaisuutena esimerkiksi urheiluseuralle tai muulle toimijalle, joka jakaa vuorot itse edelleen yksittäisille ryhmille. Tällöin liikuntapalvelut velvoittavat vuoron saanutta ilmoittamaan vuoroja käyttävät ryhmät. Tämä nimeämisvelvoite toimii tällöin myös vuorojen saamisen ehtona.

Tilojen ja välineiden käyttö

Vuorolla on käytössä myönnetyn liikuntapaikan lisäksi mahdolliset pukeutumis- ja peseytymistilat, ellei ole erikseen muuta sovittu. Tapahtuman varaajaa voidaan laskuttaa myös muista tiloista, jotka joudutaan sulkemaan muulta käytöltä tapahtuman vuoksi.

Pukeutumis- ja peseytymistiloista on poistuttava 30 min kuluessa oman vuoron loppumisesta tai liikuntapaikkakohtaisten ohjeiden ja aukioloaikojen mukaisesti.

Vuorojen käyttäjien vastuulla on sopeuttaa toimintansa kyseiseen liikuntatilaan, eli harrastaa vain siellä soveltuvia liikuntamuotoja tai muuta erikseen sovittua toimintaa. Käyttäjä voi hyödyntää kyseisen liikuntatilan mahdollista perusliikuntavälineistöä, kuten telineitä, voimistelumattoja, peliverkkoja ja maaleja. Tarkemmin välineiden käytöstä on sovittava liikuntapaikan henkilökunnan kanssa. Välineitä on käytettävä asianmukaisesti, ja ne on palautettava takaisin oikeille paikoilleen. Välineiden tai paikkojen rikkoontuessa on asiasta ilmoitettava välittömästi liikuntapaikan henkilökunnalle. Käyttäjä korvaa aiheuttamansa vahingot.

Tarvittavat valmistelut ja purkutoimet tulee tehdä varaukselle myönnetyn ajan puitteissa, ja liikuntatilan on oltava tyhjä seuraavan vuoron alkaessa. Poikkeuksena tähän voivat olla tietyt ottelutapahtumat, jotka pelataan loppuun asti.

Pääsääntöisesti hälytysjärjestelmät asennetaan käyttöaikojen mukaisesti ja tahallisesti tai tahattomasti aiheutetuista hälytyksistä sekä niiden kustannuksista vastaa vuoron käyttäjä.

Liikuntapaikoilla noudatetaan järjestystä sekä henkilökunnan ohjeita. Käyttäjä huolehtii, että ovet pysyvät suljettuina vuoron aikana niissä liikuntapaikoissa, joissa ei ole henkilökuntaa. Käyttäjä huolehtii myös, ettei vuoron yhteydessä tiloihin pääse eikä niissä oleskele asiattomia henkilöitä. Tilat on jätettävä siistiin ja asianmukaiseen kuntoon. Käyttäjä aiheuttaessa lisäsiivouksen tarvetta, laskutetaan lisäsiivous käyttäjältä. Käyttäjän on ilmoitettava liikuntapaikan henkilökunnalle, jos havaitsee tiloissa jotain tavallisesta poikkeavaa.

Kentän tai ilmasto-olosuhteiden edellyttäessä vuorojen välisiä kunnostustoimenpiteitä, on alueen tuona aikana oltava vapaa käyttäjistä.

Päivitetty 14.9.2023. Oikeudet muutoksiin pidätetään. 

Yksittäiset varaukset tulee perua viimeistään 72 h ennen varauksen alkua, kilpailukäyttö viimeistään 7 vuorokautta ennen ja tapahtumat viimeistään 14 vuorokautta ennen tai muu erikseen määritelty perumisaika. Voit perua varauksen Timmi-varausjärjestelmässä tai sähköpostitse perumisajan sisällä.

Uimahallien allasvuorojen perumiset ilmoitetaan sähköpostitse liikuntapalveluille (ei Timmin kautta).

Koulujen ja päiväkotien liikuntasalien kausivuorot on peruttava kuukauden kuluessa sen alkamisesta. Yksittäisiä vuoroja koulujen ja päiväkotien liikuntasaleilta asiakkaat eivät voi itse perua varausjärjestelmän kautta (poikkeuksena Hiukkavaaran monitoimitalo, Kastellin monitoimitalo ja Rajakylän yläkoulun liikuntasali). Koulujen ja päiväkotien vuorojen perumiset ilmoitetaan sähköpostitse liikuntapalveluille.

Liikuntapalveluiden, koulujen ja päiväkotien henkilökunnalla on oikeus perua vuoro tilapäisesti. Vuoronsa menettäneillä ei ole oikeutta korvaukseen menetetystä vuorosta.

Liikuntapalveluilla on oikeus perua vuorot, jos se jätetään käyttämättä kolmena peräkkäisenä kertana ilman perumisilmoitusta.

Urheiluseurojen eettiset periaatteet Oulun kaupungin liikun­ta­tilojen käytössä
 

Nämä periaatteen on hyväksytty oululaisten urheiluseurojen ja Oulun kaupungin liikuntapalveluiden kesken. Sopijoina/allekirjoittajina ovat urheiluseurojen puolesta Oulun Kaupungin Seuraneuvottelukunta ja Oulun kaupungin liikuntapalvelut.

Periaatteiden tarkoituksena on sopia pelisäännöistä sekä harjoitusvuoroja varattaessa ja käytettäessä sekä toiminnasta harjoitustiloissa. Nämä periaatteet liitetään ja vahvistetaan allekirjoituksella, kaikkiin harjoitustilasopimuksiin ja kaikki sopijapuolet sitoutuvat niitä noudattamaan.

Tarkoituksena on luoda kaikille seuroille, lajista riippumatta, tasapuoliset mahdollisuudet varata ja käyttää Oulun kaupungin omistamia/hallinnoimia harjoitustiloja kulloinkin vahvistetuilla periaatteilla ja kustannuksilla.
 

Vuorojen hakeminen, varaaminen ja peruminen

1. Sitoudumme ilmoittamaan hakemuksissa niin tarkat tiedot harjoitusryhmien määristä ja koosta, tarvittavista tiloista sekä välineistä kuin se hakemuksen tekohetkellä on mahdollista.
2. Sitoudumme ilmoittamaan mahdollisista muutoksista ryhmissämme liikuntapalveluille. 
3. Päivitämme tietoja liikuntapalvelujen kanssa yhdessä sovittavin periaattein.
4. Ilmoitamme liikuntapalveluille kaikista käyttämättä jäävistä vuoroista ja myös jos havaitsemme muita kuin omia vuoroja jäävän käyttämättä.

Liikun­ta­tilojen käyttäminen ja käyttäy­tyminen

1. Sitoudumme itse ja huolehdimme, että urheilijat ja valmentajat sitoutuvat noudattamaan kunkin harjoitustilan erityisohjeita niin kuin ne heille annetaan.
2. Sitoudumme huolehtimaan käyttöömme annetuista avaimista, avainkorteista, avainkoodeista tms. huolellisesti. Todetessamme väärinkäytöksiä tai kadottaessamme avaimia ilmoitamme niistä välittömästi henkilölle, joka ne meille on luovuttanut. Palautamme tarpeettomat avaimet tms. välittömästi tarpeen loputtua. Tiedostamme, että avainkoodi on rinnastettavissa avaimeen ja sen jakamisessa tulee käyttää suurta harkintaa. Avainkoodin virallinen haltija vastaa vuorosta.
3. Huolehdimme harjoitus- ja oheistilojen siisteydestä niin, että jätämme ne aina vähintään vastaavassa kunnossa kuin ne olivat saapuessamme.
4. Huolehdimme valojen, suihkujen yms. sammuttamisesta.
5. Ilmoitamme välittömästi havaittuamme puutteita tai vikoja käyttämissämme harjoitustiloissa tai välineissä. Sitoudumme korvaamaan kaikki itse aiheuttamamme, normaalista käytöstä tai kulumisesta poikkeavat, vahingot tiloissa ja laitteissa. 
6. Huolehdimme, ettei tiloissa ole asiaankuulumattomia henkilöitä varaamillamme vuoroilla.
7. Harjoitusvuorolla tulee olla paikalla 18v täyttänyt vastuuhenkilö seuran puolesta (henkilö voi olla valmentaja, huoltaja tai muu seuran toimihenkilö) Vastuuhenkilö myös poistuu tiloista viimeisenä.

8. Sitoudumme, että valmentajamme ja ohjaajamme noudattavat reilun urheilun periaatteita salivuorolla toimiessaan.

Näiden periaatteiden hyväksyminen on edellytyksenä harjoitusvuorojen saannille Oulun Kaupungin liikuntatiloista. Seura sitoutuu ja huolehtii, että kaikki seuran toimihenkilöt, valmentajat, huoltajat ja urheilijat ovat tietoisia ja sitoutuneita näitä noudattamaan. Hyväksymme, että vuoromme voidaan peruuttaa joko osittain tai kokonaan, jos toimintamme ei vastaa näitä eettisiä periaatteita.

Eettiset periaatteet on päivitetty 31.5.2023.